Kalite Yönetim Sistemi Bir Bela mı ?

Photo by SevenStorm JUHASZIMRUS

Doğru kurgulanamamış bir yönetim sistemi, tıpkı terzi tarafından doğru dikilememiş bir elbise gibi oldukça rahatsız edicidir ve hatta bir bela denilse yeridir, söz konusu sistemi kullanmaya kalkışan organizasyonlar için. Daha bilinir olduğu için başlıkta özellikle "Kalite Yönetim Sistemi" tercih edilmiştir. Fakat bu makale, tüm yönetim sistemlerini kapsayacak şekilde oluşturulmuştur.

Tasarlanmış süreçler ile yaşayan süreçler uyumsuz ise, saha operasyonları düzgün soyutlanmayıp sanal bir kavramlar silsilesi tariflenmişse, yönetim sisteminin hatalı uyarlandığı oldukça kolay anlaşılabilir.

Nasıl ki terziye diktirilen bir elbise sahibinin üzerine oturmadığında elbise düzelttiriliyor ve çıplak gezmek tercih edilmiyorsa, firmanın üzerine oturmayan yönetim sisteminin de düzeltilmesi gerekir. Tabi çıplak gezmek tercih edilmiyorsa.

Yanlış Tasarım Bezdirir !

Bir firmanın içine girip, firma çalışanları ile yönetim sisteminden bahsetmeye başladığınızda hemen denetimlerde yaşadıklarından, kendilerine yüklenen bir sürü angaryadan ve kurumun sahip olduğu bürokrasiden behsetmeye başlayacak olurlarsa - ki çoğu zaman buna tepe yöneticiler de dahildir - ortada bir sorun olduğu kendiliğinden ortaya çıkacaktır.

Yönetim sistemlerinin organizasyonun yönetsel işleyişi için birer araç olduğunun farkında olmamak bu sorunun ana nedenidir çoğu zaman. Amaç, bu araçtan yararlanarak elde edilmek istenen şeydir, yani "Vizyon" olarak tariflenen yere ulaşmaktır.

Elbette bir yönetim sistemi kurmak oldukça emek ister. Eğer tasarım sırasında yeterince emek verilmeyecek olursa, oldukça hızlı bir şekilde yüke dönüşür. Mevcut kötü örneklere bakıldığında bu durumun, bu emeği vermek konusunda gönüllü olmayan ya da ne yaptığını zaten bilmeyen  organizasyonlar için kaçınılmaz son olduğu görülür.

Bir yönetim sistemi , ihtiyaç duyulan detayda ve ihtiyaç duyulan çevikliği (yalıncı dostlar için esneksizliğin azaltılması diyeyim) sağlayacak şekilde kurgulanır. Değişkenliğin önlenemediği ve yönetim sisteminin kendi içinde barındırdığı araçların kullanılamadığı durumlarda başarısızlık mutlak hale gelecektir. Hele birde kurum, çalışanlarının bu sistemleri sahiplenmesini sağlayamıyor ve sadece dışsal bir destekle bu işleri kotarabileceğini düşünüyorsa, olmaması olmasından evla olan sistemlerin kurulmasına neden olmak işten bile değildir.

Bu konuda en sevdiğim sözlerden birisi Ruskin tarafından söylenmiş;

Quality is never an accident; it is always the result of intelligent efforts.

John Ruskin

Burada bahsedilen akıllıca harcanan emek için bir çerçeve ve bir kılavuzdur yönetim sistemleri. Bu nedenle kılavuzun bir yerlerden aşırılıp getirilmiş bir sürümü ya da kuruma uygun tasarlanmamış bir şekli, elbetteki işleri daha kötü hale getirdi diye eleştirilecektir ki çoğu zaman gerçektende işleri daha kötü hale getirir.

Peki bir yönetim sisteminin doğru kurgulanmadığı ve düzgün çalışmadığı nasıl anlaşılır, her durumda işe yarayan bir ölçme şekli var mıdır ? Elbette. Bu durumu dert edinmiş bir organizasyonda sahaya inip insanlar dinlenildiğinde, herhangi bir işlemi sırf yönetim sistemi gereği diye yaptığını söyleyen birisine rastlarsanız bu bulgu yeterli olacaktır.

Her kurumun kendine has bir iletişim dili vardır ve bu gerek sözel ve gerekse yazın halindeki iletişimi içine alır. "Danışman" adı üzerinde danışılan kişi iken, projenin bir elemanı ve başarımından sorumlu kişi olarak adreslendiği andan itibaren, birden bire kopyala-yapıştır metodunun devreye girdiği görülecektir. Zira bu durumda denetim sonucu yönetim sisteminin var olduğunun ispatlanması ana amaca dönüşür. Bu durum, dökümanlara şöyle bir göz gezdirildiğinde birbirinden farklı ifade şekilleriyle hemen dikkat çekecektir. Yönetim sistemi kurmanın temel amacı olan doğrulanabilme, hızlı değiştirilebilme ve güvenli iş yapma kabiliyeti kazanma motivasyonunun olmadığı durumlarda her zaman karşılaşılan durumdur.

Bu anlamda başarısız bir yönetim sisteminden bahsediliyorsa, en son suçlanacak olan şey yönetim sisteminin kendisidir. Zira bu bir araçtır. Sistem kurulması bir proje olarak ortaya çıktı ise şayet, çoğu durumda proje ekibinin de sorumlu tutulması anlamsız olacaktır.

Ne Yapmalı ?

Öncelikle kurum kendisine, kurmak istediği yönetim sistemini neden kurmak istediğini sormalıdır. Bunun en yıkıcı cevaplarından birisi mevzuat gereği cevabıdır. Bu cevap kadar kötü bir motivasyon daha bulunamaz. Bu durumun bir fırsat olarak değerlendirilmesi benimsenecek olursa, bu kez de muazzam bir başarımı tetiklemesi de muhtemeldir. İkinci en kötü motivasyon olarak ise "Prestij" gösterilebilir ki ilkinden çok daha az kötü sonuçlar doğurmaz. Bunun dışında kalan motivasyonların var olduğu ve organizasyonun tepe yönetiminin hem desteklediği ve hem de bilfiil içinde yer aldığı yönetim sistemi kurma girişimlerinin başarım ihtimali kesin denecek kadar nettir.

Şayet sistemler kurumun kendisine has tasarlanabilirse, her bir kurum için gerek sürdürülebilirlik, gerek dayanıklılık ve gerekse esneklik/çeviklik açısından inanılmaz bir imkan sağlayacaktır. Zira yönetim sistemleri, halihazırda yürümekte olan işin tüm detaylarının, yine tasarım sırasında belirlenmiş sıklıklarla gözden geçirilmesinin, değişikliğin nasıl yönetileceğinin, risk ve fırsatlarla ilgili eylemlerin ve çıktılarının nasıl olması gerektiğinin ve daha bir çok fonksiyonun organizasyon içinde bir disiplin haline gelerek hayat bulmasını sağlayacaktır.

Şayet yönetim sistemleri organizasyonlar için doğru tasarlanır ve hayata geçirilirse ilk önce çalışanlar ve ardından organizasyonun sahipleri kazanacaktır. Bunu organizasyonun ekosistemindeki diğer firmalar ve nihayetinde organizasyonun faaliyet gösterdiği ülke takip edecektir.

Elbette sistemlerin düzgün çalışması ile organizasyonların sorunlara karşı dirençlerinin artması söz konusudur. Bununla birlikte organizasyon tepe yönetiminin motivasyonun sürekliliği oldukça önemlidir. Pek çok başarılı sistem, zaman içinde lider desteğini kaybettiği için çalışamaz hale gelip terkedilmiş ya da zombi olarak kalmıştır. Bir yönetim sisteminin önündeki belkide en büyük tehlike bu liderlik desteğinin kaybedilmesidir.

Peki bir yönetim sistemi doğru şekilde nasıl kurulabilir ?

  • Yönetim sistemleri, organizasyonun yaşadığı fiziksel mekanlarda kurulur.
  • Gözlem, her türlü bilgi toplama yönteminden önce gelir. Tüm yapıyı gözleme fırsatı sunacak kadar uzun gözlem yapılması en hayati husustur. Olguyu birisinin anlatması ile ancak bir kısmı anlaşılabilir. Masa başında bir grup - velev ki bilgili ve yetkili olsunlar - vasıtası ile yönetim sistemi kurulmaz.  Hele ki benzer organizasyonlarda kullanılan sistemlerin iyi uygulama örneği olarak değerlendirilip kopyalanması düşünülemez bile. Mutlaka uyarlama gerekir ki bu durum kelimeleri ve cümleleri değiştirmekten çok daha fazlası demektir.
  • Soyutlama her şeydir. Mutlak olan şey fiziksel olarak oluşan olgulardır. Bunların tasarımsal ikizleri ikincildir ve gerçeğine ne kadar yakın soyutlanırsa o kadar başarım şansı artar.
  • Tasarımı yapılan bileşenler ki bunlara terminolojide süreç, prosedür vb isimler verilir, tasarlanır tasarlanmaz güncellenme yaşam döngüsü ile birlikte devreye alınır.
  • Güncellenebilirlik (çeviklik denilebilir) bir tasarımın en rekabetçi yönüdür.

Sonuç

Kuruma özel tasarlanmamış yönetim sistemleri, organizasyon içindeki veya ekosistemindeki her türden yapı ve kişi için sorun teşkil eder. Bu durumun nedeni, sistem kurmak için gerekli olan kaynakların - özellikle entellektüel kaynağın - ayrılmamasıdır. Yeterince kaynak ayrıldığında ve doğru bir şekilde tasarlandığında bir yönetim sistemi tüm yönleri ile pozitif bir ilerlemeye neden olacaktır.

Doğru tasarlanmış bir yönetim sisteminin uygulandığı yapılarda çalışan birisi, her şeyden önce güvendedir. Organizasyonu ve birlikte çalıştığı kişiler ne yaptıklarının "kesinlikle" farkındadırlar.  Çalışırken herhangi bir kaosla karşılaşmadıkları gibi, gerek dışsal ve gerekse organizasyon içi gereklilikler nedeni ile organizasyon işleyişini hızlıca değiştirebilirler ve bu değişimi yönetebilirler.

Şöyle bir motto ile bitirmek yararlı olacaktır;

Uçağı sen uçurmalı, sonraki varılacak noktayı sen belirlemelisin. Sonraki noktaya varıldığında nereye vardığını bilmek, varılacak yeri sen belirlemediysen tehlikelerin en büyüğüdür.
Dogan ZORLU

Dogan ZORLU